Составление и оформление справок

Порядок составления и оформления справки

Составление и оформление справок

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.

), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– отметка о наличии приложения (если оно имеется);

– отметка об исполнителе (при необходимости);

– визы;

– подпись;

– дата;

– регистрационный индекс.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

– руководителю вышестоящего органа;

– организации в целом;

– структурному подразделению организации;

– конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример

Директор института Подпись С.Н.Литовченко

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Пример

Директор института Подпись С.Н.Литовченко
Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткацевич

Пример оформления внешней служебной справки приведен в приложении 1 к данному материалу.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор – составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Пример

Управление организационно-правовой и кадровой работы   СПРАВКА __________ № ___________ г.Минск Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
Заголовок
Текст
Приложение: …
Начальник управления Подпись П.А.Линник

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения – автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

Пример

СПРАВКА __________ № ___________ г.Минск Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
  Заголовок
  Текст
Приложение: …
Начальник управления организационно-правовой и кадровой работы Подпись П.А.Линник

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

Пример

«О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»;

«О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»;

«О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы.

Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения – исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

Источник: https://lektsii.net/2-4685.html

Оформляем и выдаем работникам справки

Составление и оформление справок

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

[…]

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

[…] 3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные реквизиты справки

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• адресат;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• место работы;

• должность или профессию (пример 1);

• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Как учитываются справки?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

 

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2017/vydaem_spravki/

СПРАВКА, ОСНОВНЫЕ ВИДЫ, ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ

Составление и оформление справок

Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Реквизиты справки:

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если оно имеется);

· отметка об исполнителе (при необходимости);

· визы;

· подпись;

· дата;

· регистрационный индекс.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания. Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы.

Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения – исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

ПИСЬМО

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Деловые письма оформляются на бланках:

1) общий бланк;

2) угловой бланк письма;

3) продольный бланк письма;

4) продольный бланк должностного лица;

5) продольный бланк структурного подразделения.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации.

2. Код организации по ОКПО.

3. ОГРН организации.

4. ИНН/КПП организации.

5. Наименование отправителя (организации и, в зависимости от вида бланка, соответствующего структурного подразделения или должностного лица организации).

6. Справочные данные об организации.

7. Дата.

8. Регистрационный номер.

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа.

10. Место составления.

11. Адресат (справочные данные о получателе).

12. Заголовок к тексту.

13. Текст.

14. Отметка о наличии приложения.

15. Подпись.

16. Гриф согласования.

17. Оттиск печати.

18. Отметка об исполнителе.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин сто написания, а вторая, заключительная, — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, се анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста и состоят из следующих основных частей:

— вступление;

— основное содержание;

— заключение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

Ø ясность, чёткость, краткость изложения;

Ø обоснованные аргументы, полнота информации;

Ø доброжелательный, вежливый тон;

Ø последовательность изложения материала;

Ø нейтральный тон письма;

Ø использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Датой письма является дата его отправления.

В переписке используются следующие формы изложения текста:

ü от первого лица единственного числа (прошу);

ü от первого лица множественного числа (просим);

ü от третьего лица единственного числа (организация просит);

ü от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами.

Такое письмо уместно отправить в адрес после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству.

Основное функциональное назначение письма — информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений.

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата.

Хрестоматийный пример гарантийного письма — подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т.п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т.

п., — а также присутствие в тексте слова “Гарантирую”.

Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (название, количество страниц и т.п.).

Письмо-рекламация — менее частое явление в современной деловой переписке.

Основное назначение — выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции).

Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является продолжением предыдущего послания.

Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально — представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие, например, праздник организации.

Предыдущая28293031323334353637383940414243Следующая

Дата добавления: 2016-06-13; просмотров: 1916; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/8-28323.html

Правила оформления справок

Составление и оформление справок

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2013, N 11

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом.

Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.).

Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки – описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события “из жизни” организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

– внутренней или

– внешней.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто “предоставляет” информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7).

Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа “СПРАВКА”, кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО “Каравелла” И. И.

Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО “Каравелла”). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

– структура текста и стиль изложения;

– подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера – главного бухгалтера;

– обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица – после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Генеральному директору

ООО “Светотехника”

Л. Д. Шевцову

или

ООО “Светотехника”

Генеральному директору

Л. Д. Шевцову

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита “Адресат” пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Для предоставления

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос “о чем?”/”о ком?”, являясь как бы продолжением к слову “СПРАВКА”.

Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет “О техническом состоянии помещения”, во втором – “О несчастных случаях на производстве” (см.

отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: “В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324…”.

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами “Сообщаем вам…” или “Доводим до вашего сведения, что…”. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

– “Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены” и

– “По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены”.

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции “Дана Иванову И. И. в том, что…”.

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова “что”.

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravila-oformleniya-spravok

Составление и оформление справок

Составление и оформление справок

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Документационное обеспечение – важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.

), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

  • – адресат;
  • – заголовок к тексту;
  • – текст;
  • – отметка о наличии приложения (если оно имеется);
  • – отметка об исполнителе (при необходимости);
  • – визы;
  • – подпись;
  • – дата;
  • – регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

  • – руководителю вышестоящего органа;
  • – организации в целом;
  • – структурному подразделению организации;
  • – конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица – руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

Пример оформления справки

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации.

Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ”, которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение – образец оформления

Общество с ограниченной отвественностью «Лишайник» (ООО «Лишайник»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«07» июля 2012 г. № 49

г. Брянск

О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,

Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,

Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

  • 3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

Источник: https://studwood.ru/2126969/ekonomika/sostavlenie_oformlenie_spravok

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.