Составить график работы продавцов

Как составить график работы сотрудников магазина?

Составить график работы продавцов

6 июня 2007, 10:00 25427 просмотров

www.s-man.ruЛевицкий Дмитрий

Доводилось ли вам наблюдать картину, когда приходя в магазин, например, утром в будние дни, вы наблюдаете стоящих без дела продавцов, которым просто нечем заняться? Однако зайди в такой магазин в 7 часов вечера и продавца не дозовешься! Все заняты работой и просто не успевают обслуживать входящий поток! Какие уж тут стандарты обслуживания? Теряем продажи и лояльность покупателей «полным ходом»! Выводить больше народу в смену? Тогда утром будут бездельничать еще больше народу, да и штат магазина придется увеличить! Что ж, постараемся обойтись более гуманными способами.

Отчего отталкиваться, принимая решение о необходимом количестве персонала в зале? Нам понадобятся 4 вводные величины:

  1. Время, необходимое для открытия магазина. Если все процедуры описаны (ну, вы понимаете, о чем я), мы знаем, сколько времени занимает эта работа. Если бы магазин открывал один сотрудник, сколько времени потребовалось бы?
  2. Время, необходимое для закрытия магазина. Все то же самое. Нам необходимо понять, сколько времени понадобится для того, чтобы один сотрудник полностью закрыл магазин.
  3. Объем работ, возникающий в процессе выполнения сотрудником основных обязанностей. Имеем ввиду то, сколько покупателей может обслужить 1 продавец в течение часа в соответствии со всеми правилами и стандартами обслуживания.
  4. Сколько покупателей заходит ко мне в магазин каждый час.

Вы все еще не считаете входящих посетителей!? Давно пора начать! Если у вас нет специального счетчика, считайте «руками». Не нужно это делать весь день, достаточно ежечасно делать 10тиминуный замер.

Может быть охранник сгодится? Итак, предположим, что чтобы открыть наш магазин нужно 2 часа работы одного сотрудника (1 час двоих, 30 минут четверых и т.д.). Чтобы закрыть — 1 час.

1 продавец обслуживает в час 15 посетителей по нашим стандартам, учитывая, что кто-то говорит «спасибо я просто смотрю», а кто-то действительно покупает товар. Начнем с понедельника.

Мы анализируем посещаемость нашего магазина по понедельникам и понимаем, сколько нужно продавцов, чтобы открыть магазин (2 человека с 9 до 10), сколько каждый час во время работы, и сколько на операции по закрытию. Закрашенные ячейки справа на рис 1 визуально показывают необходимое количество сотрудников.Рис. 1.

Вот такое количество сотрудников нам нужно каждый час по понедельникам, чтобы и без дела никто не стоял и покупатель получал тот уровень обслуживания, который был ему обещан нашим магазином.

Теперь из полученной картины нам надо сконструировать смены для сотрудников и понять, сколько их вообще нам необходимо по понедельникам.

Для этого в правой части таблицы на рис 2 мы начинаем формировать приемлемые для сотрудников смены, учитывая, что минимальное количество рабочих часов должно быть 4 (сотрудники просто не захотят приходить в магазин ради 3х или 2хчасовой смены!). Получим такую картину:

Рис 2.

Мы распределили нагрузку таким образом, что получили смену с 9 до 15 часов, с 9 до 16, смену с 12 до 20 часов, 3 смены с 13 до 20 часов и еще одну с 14 до 22. При этом неизбежно появляются «пустоты», которые в таблице мы закрашиваем зеленым цветом. Это означает, что в эти промежутки времени продавцы не будут загружены работой на 100%.

Чем их занять!? Административно-хозяйственной работой! А возможно сейчас как раз время для наставничества на предмет повышения среднего чека? На графике видно также, что с 14 до 15ти часов продавцов все-таки не хватит. Нужен еще один, 8й сотрудник в зале на один час.

Кто бы это мог быть!? Ну, конечно же, менеджер магазина! Он ведь заранее знает, что в этот час его продавцам понадобится помощь!

Такую же операцию мы проводим для каждого дня недели. Совсем не обязательно, что смены в разные дни будут совпадать.

Во вторник у вас может получиться совсем другой набор смен, а в выходные он будет вообще разительно отличаться! В конечном итоге мы предлагаем нашим продавцам заполнить таблицу пожеланий, пример которой представлен на рис 3.

Те смены, которые нам не нужны в каждый конкретный день, мы предусмотрительно «уничтожили», чтобы ребята ничего не напутали при составлении расписания.

Рис. 3.

Рис. 4.

В итоге на стенд магазина попадает график работы сотрудников, приведенный на рис 4.

Думаю, что преимущества такого подхода к формированию графика работы очевидны. В зале нет сотрудников, слоняющихся без дела, с другой стороны, покупатели получают должный уровень сервиса даже в «запару». Еще один важный эффект такого подхода в том, что продавцы понимают — на работе надо РА-БО-ТАТЬ.

Некогда курить, «кучковаться» в зале, уныло зевать. Как только ты перешагиваешь порог магазина — тебе есть, чем заняться.

А то в первой половине дня продавцы настолько «устали» от безделья и стояния на ногах, что когда вечерний наплыв покупателей происходит, они просто не в состоянии собраться и начать продавать! Привыкают люди работать вполсилы.

Мы рассмотрели пример в применении к продавцам-консультантам магазина непродовольственных товаров.

Однако рассчитываем, что для вас не составит труда при необходимости провести аналогию с кассирами или сотрудниками, отвечающими за «подтоварку» в молочном отделе. Что ж, пожалуй, на сегодня достаточно.

В следующей рассылке мы продолжим нашу беседу и поговорим о том, как на основе правильного рассчитанного количества смен, в целом понять, сколько же сотрудников должно быть в моем штатном расписании?

Статья относится к тематикам: Общеотраслевое, Торговый персонал Подписывайтесь на наши новостныерассылки,а также на каналы Telegram и Яндекс.Дзен, чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.

www.s-man.ruЛевицкий Дмитрий

Доводилось ли вам наблюдать картину, когда приходя в магазин, например, утром в будние дни, вы наблюдаете стоящих без дела продавцов, которым просто нечем заняться? Однако зайди в такой магазин в 7 часов вечера и продавца не дозовешься! Все заняты работой и просто не успевают обслуживать входящий поток! Какие уж тут стандарты обслуживания? Теряем продажи и лояльность покупателей «полным ходом»! Выводить больше народу в смену? Тогда утром будут бездельничать еще больше народу, да и штат магазина придется увеличить! Что ж, постараемся обойтись более гуманными способами.

Отчего отталкиваться, принимая решение о необходимом количестве персонала в зале? Нам понадобятся 4 вводные величины:

  1. Время, необходимое для открытия магазина. Если все процедуры описаны (ну, вы понимаете, о чем я), мы знаем, сколько времени занимает эта работа. Если бы магазин открывал один сотрудник, сколько времени потребовалось бы?
  2. Время, необходимое для закрытия магазина. Все то же самое. Нам необходимо понять, сколько времени понадобится для того, чтобы один сотрудник полностью закрыл магазин.
  3. Объем работ, возникающий в процессе выполнения сотрудником основных обязанностей. Имеем ввиду то, сколько покупателей может обслужить 1 продавец в течение часа в соответствии со всеми правилами и стандартами обслуживания.
  4. Сколько покупателей заходит ко мне в магазин каждый час.

Вы все еще не считаете входящих посетителей!? Давно пора начать! Если у вас нет специального счетчика, считайте «руками». Не нужно это делать весь день, достаточно ежечасно делать 10тиминуный замер.

Может быть охранник сгодится? Итак, предположим, что чтобы открыть наш магазин нужно 2 часа работы одного сотрудника (1 час двоих, 30 минут четверых и т.д.). Чтобы закрыть — 1 час.

1 продавец обслуживает в час 15 посетителей по нашим стандартам, учитывая, что кто-то говорит «спасибо я просто смотрю», а кто-то действительно покупает товар. Начнем с понедельника.

Мы анализируем посещаемость нашего магазина по понедельникам и понимаем, сколько нужно продавцов, чтобы открыть магазин (2 человека с 9 до 10), сколько каждый час во время работы, и сколько на операции по закрытию. Закрашенные ячейки справа на рис 1 визуально показывают необходимое количество сотрудников.Рис. 1.

Вот такое количество сотрудников нам нужно каждый час по понедельникам, чтобы и без дела никто не стоял и покупатель получал тот уровень обслуживания, который был ему обещан нашим магазином.

Теперь из полученной картины нам надо сконструировать смены для сотрудников и понять, сколько их вообще нам необходимо по понедельникам.

Для этого в правой части таблицы на рис 2 мы начинаем формировать приемлемые для сотрудников смены, учитывая, что минимальное количество рабочих часов должно быть 4 (сотрудники просто не захотят приходить в магазин ради 3х или 2хчасовой смены!). Получим такую картину:

Рис 2.

Мы распределили нагрузку таким образом, что получили смену с 9 до 15 часов, с 9 до 16, смену с 12 до 20 часов, 3 смены с 13 до 20 часов и еще одну с 14 до 22. При этом неизбежно появляются «пустоты», которые в таблице мы закрашиваем зеленым цветом. Это означает, что в эти промежутки времени продавцы не будут загружены работой на 100%.

Чем их занять!? Административно-хозяйственной работой! А возможно сейчас как раз время для наставничества на предмет повышения среднего чека? На графике видно также, что с 14 до 15ти часов продавцов все-таки не хватит. Нужен еще один, 8й сотрудник в зале на один час.

Кто бы это мог быть!? Ну, конечно же, менеджер магазина! Он ведь заранее знает, что в этот час его продавцам понадобится помощь!

Такую же операцию мы проводим для каждого дня недели. Совсем не обязательно, что смены в разные дни будут совпадать.

Во вторник у вас может получиться совсем другой набор смен, а в выходные он будет вообще разительно отличаться! В конечном итоге мы предлагаем нашим продавцам заполнить таблицу пожеланий, пример которой представлен на рис 3.

Те смены, которые нам не нужны в каждый конкретный день, мы предусмотрительно «уничтожили», чтобы ребята ничего не напутали при составлении расписания.

Рис. 3.

Рис. 4.

В итоге на стенд магазина попадает график работы сотрудников, приведенный на рис 4.

Думаю, что преимущества такого подхода к формированию графика работы очевидны. В зале нет сотрудников, слоняющихся без дела, с другой стороны, покупатели получают должный уровень сервиса даже в «запару». Еще один важный эффект такого подхода в том, что продавцы понимают — на работе надо РА-БО-ТАТЬ.

Некогда курить, «кучковаться» в зале, уныло зевать. Как только ты перешагиваешь порог магазина — тебе есть, чем заняться.

А то в первой половине дня продавцы настолько «устали» от безделья и стояния на ногах, что когда вечерний наплыв покупателей происходит, они просто не в состоянии собраться и начать продавать! Привыкают люди работать вполсилы.

Мы рассмотрели пример в применении к продавцам-консультантам магазина непродовольственных товаров.

Однако рассчитываем, что для вас не составит труда при необходимости провести аналогию с кассирами или сотрудниками, отвечающими за «подтоварку» в молочном отделе. Что ж, пожалуй, на сегодня достаточно.

В следующей рассылке мы продолжим нашу беседу и поговорим о том, как на основе правильного рассчитанного количества смен, в целом понять, сколько же сотрудников должно быть в моем штатном расписании?

Как составить график работы сотрудников магазина?https://www.retail.ruКак составить график работы сотрудников магазина?https://www.retail.ru/articles/kak-sostavit-grafik-raboty-sotrudnikov-magazina/2020-12-042020-12-04

public-4028a98f6b2d809a016b646957040052

Источник: https://www.retail.ru/articles/kak-sostavit-grafik-raboty-sotrudnikov-magazina/

Как составить план продаж для менеджеров: пример таблицы, распорядок дня

Составить график работы продавцов

Правильно составленный план продаж помогает менеджеру в определении границ возможностей и эффективном применении всех имеющихся ресурсов. Важно не путать общий продажный план организации и индивидуальный для каждого сотрудника и отдела. Составить план продаж для менеджеров проще, чем для всего предприятия, но отталкиваться также необходимо от целей, стратегии и возможностей работника.

Составление плана менеджера ведется с использованием определенных методик и правил, которые специалисты подразделяют на три основные группы:

  • Исследовательские. Основываются на экспертной оценке продавцов и начальников отделов продаж, на изучении потребительских планов покупателей, что в совокупности выдает приближенный к объективному вариант. 
  • Математические. Базируются на статистических данных. Их обязательно надо корректировать с учетом рыночных условий. К математическим способам причисляется, например, метод скользящей средней – говоря проще, определение средней прибыли за произвольный временной отрезок работы и перенос этих ожиданий на предполагаемый период. 
  • Операционные. Основываются на результатах конкретных действий и расчетов. Например, способ пробного рынка. Допустим, продавец реализует товар для локальной группы потребителей. После анализа выручки он сможет понять, стоит ли выводить продукт на основной рынок или нет. Операционных методов довольно много, в них используются разные показатели – производственные мощности, безубыточность и т.д.

Ни одна из методик не дает гарантии 100-процентной точности, поэтому для грамотного планирования необходимо использовать совокупность нескольких вариантов. Подробнее о методах построения плана продаж можно узнать из книги «Планирование продаж: принципы, методики, примеры» Андрея Стыгаря.

Знающие руководители отдела продаж и опытные менеджеры чаще всего создают не один, а сразу три плана на определенный период:

  • Минимальный. Рассчитывается по показателям предыдущего периода. При его невыполнении нужно проводить полный анализ ошибок и слабых мест в работе отдела продаж. 
  • Нормативный. Это минимум плюс коэффициент, равный 1,3. При нем ожидается увеличение продаж на 30 процентов. При выполнении нормы работу отдела признают удовлетворительной, а прибыль – близкой к возможной.
  • Максимальный. Отличный результат. Но если его достигают неоднократно, всю систему планов потребуется пересмотреть в сторону увеличения. 

План продаж, как масштабный для всей фирмы, так и индивидуальный для работника, должен включать конкретные цели по выручке и производительности за определенный период, стратегии их достижения.

Задачи ставятся с учетом возможностей и опыта каждого работника, а также ресурсов предприятия.

Перед тем, как ставить цели, нужно учесть, сколько новых клиентов приходит ежегодно, сколько уходит, и какой средний объем продаж на каждого покупателя.

Пошаговая инструкция по составлению плана:

  1. В первую очередь, опытные планировщики рекомендуют определить цель продаж. Разбейте ее на небольшие подзадачи.
  2. Выявите проблемные области, возможные препятствия и форс-мажоры.
  3. Составьте план, лучше в табличном формате.
  4. Проверьте все данные, внесенные в него, чтобы не допустить ошибку.
  5. Перечислите методы мониторинга результатов на определенные периоды.

Перед составлением плана каждому из продавцов стоит встретиться с командой маркетинга, чтобы, как говориться, «сверить часы». Специалисты этого отдела помогут в планировании с учетом собственных прогнозных документов.

План продаж охватывает множество важных аспектов роста бизнеса: цели по доходам, методы и показатели продаж, целевых клиентов, текущие возможности отдела продаж и многое другое.

Преимущество плана продаж заключается в том, что он помогает осуществить задуманные цели, а также:

  • Сфокусироваться на приоритетах.
  • Уточнить задачи на текущий период.
  • Дать команде направление, фокус и цель.
  • Принять единый набор стратегий для достижения целей.
  • Узнать свои командные возможности.
  • Вдохновлять и мотивировать коллег и клиентов.
  • Отслеживать прогресс и оптимизировать производительность с течением времени.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9% меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Планы продаж могут быть краткосрочными – на месяц, квартал, неделю, даже день и долгосрочными – на год. Годовой план продаж – скорее ориентир, по которому нужно работать. Ведь внешние условия рынка и форс-мажорные ситуации в компании способны сильно повлиять на уровень продаж.

Факт!Годовой план может быть значительно перевыполнен по субъективным причинам, например, на рынок был выпущен новый суперпопулярный продукт. Либо, вследствие появления активного конкурента, достичь запланированных показателей не удается.

Гораздо точнее ежеквартальные и ежемесячные планы. Их можно рассчитывать с учетом сезонности и примерно представлять все возможные форс-мажоры. Нагляднее всего для составления использовать таблицу Excel. Для этого необходимо составить уравнение линейного тренда, проанализировав продажи за минувший год:

Представим, что продажная статистика за минувшие 12 месяцев такова:

Отталкиваясь от нее, рассчитывают значение линейного тренда. Для этого выявляют коэффициенты вышеуказанного уравнения. В клетке D15 применяют функцию ЛИНЕЙН.

Выделяют клетку с формулой D15 и ячею справа Е15, чтобы первая оставалась активна. Жмут клавишу F2, потом сочетание кнопок Ctrl + Shift + Enter. Получают коэффициенты а и b.

Рассчитывают для каждого временного отрезка (х) значение линейного тренда, подставив в уравнение нужные коэффициенты.

Чтобы определить сезонные коэффициенты, вначале вычисляют разницу между фактическими сведениями о продажах за год от значений тренда, поделив одно число на другое.

Рассчитывают средние продажи за 12 месяцев.

Выявляют индекс сезонности, разделив ежемесячные данные на общие за год.

Используя функцию =СРЗНАЧ(G2:G13), прогнозируют продажи с учетом роста объема и сезонности. Продлевают номера временного ряда на три пункта в столбике I и выводят значения тренда для будущих периодов:

Пример таблицы: план работы менеджера по продажам на месяц будет аналогичным, только продлевать нужно номера временного ряда всего на одно значение.

Также можно вывести графики прогноза продаж и сезонности на нужный период. Они будут для предыдущего примера выглядеть так:

Помимо общего планирования, можно составить индивидуальный прогноз с учетом тактики продаж, например, количества звонков, встреч, отправки писем по электронной почте. Планируя ежемесячные продажи, нужно объективно оценить положение рынка и не выставлять перед сотрудниками непосильных задач.

Как составить план продаж на месяц в Excel c графиком прогноза – на видео:

Такое планирование более гибкое, по сравнению с месячным, квартальным и тем более годовым. Оно позволяет отслеживать продажи в текущем времени и корректировать более масштабные планы. Недельный прогноз можно составлять исходя из месячного или отталкиваясь от реальных показателей, например, по генерации лидов.

Важно! Первый вариант используется, если заложен жесткий объем продаж в финансово эквиваленте, второй – более точный и помогает определить «слабые места».

Если говорить о расчете недельного плана в зависимости от месячного, можно привести следующий пример. Допустим, в вашем отделе три менеджера по продажам, один из которых занят исключительно «холодными звонками». Продаж нужно совершить на миллион рублей ежемесячно, средний чек –20000 рублей. Получается, каждый из продажников должен совершить по 25 сделок ежемесячно.

Если в месяце 25 рабочих дней, то ежедневно на его долю приходится 1 сделка, еженедельно при пятидневке – 5 сделок с общей выручкой 100000 рублей.

При хорошей конверсии в 10 процентов каждому потребуется по 50 потенциальных покупателей. В план вносится количество лидов, которые могут «добыть» специалист по «холодному обзвону» и отдел маркетинга.

Если делить обязанности пополам, то чтобы «обеспечить» договорами обоих специалистов, дозвонщик должен будет сделать 500 звонков.

В итоге данные вносятся в личные планы каждого специалиста. Одновременно с этим подготавливается база на полтысячи потенциальных клиентов. Если у сотрудника по «холодным звонкам» конверсия ниже, число абонентов увеличивается.

Второй вариант рассчитать сложнее, он зависит от способностей сотрудников, их опыта, конверсии. Допустим, ваш специалист по «холодным звонкам» смог обзвонить в неделю 1000 человек, а его конверсия – 5 процентов.

В итоге он сгенерирует 50 лидов, из которых продавцы смогут заключить 5 контрактов. Аналогичное количество дадут маркетологи. В результате выйдет 10 сделок и сотня возможных клиентов, которым вполне реально перезвонить чуть попозже.

И благодаря усердию дозвонщика еженедельная выручка может вырасти в два раза – до 200000 рублей.

Чаще всего подобные планы создаются для новых работников отдела продаж. Но такой вариант может составить каждый сотрудник с учетом специфики организации и направления продаж.

Чтобы его создать, нужно учитывать ключевые показатели: разбив цели на месяц на число рабочих дней. Это может быть число «холодных» звонков, лидов, переданных для сделки, иные KPI. После этого, останется только сверять выполняемость данных.

Если реальные показатели не дотягивают, их переносят на следующий день. При больших «пробелах» – перераспределяют на месяц.

Примерный план может выглядеть так:

План работы Ивановой Ирины на 20.10.2019
Данные Число отвеченных звонков Количество минут в разговоре Лиды
Цель 150 220 3
Реальность 152 200 4

Табличка дает нам понять, что менеджер Ирина Иванова – молодец, поскольку перевыполнила ежедневный план.

Остальные каждодневные мероприятия, например, обязательная планерка, указываются списком, как распорядок дня.

Хоть распорядок дня по большему счету опирается на индивидуальный план, поскольку для гибких задач вроде прозвона важно не время, а результат, но приблизительный шаблон все же существует. Примерно он выглядит так:

  • 9.00–9.30 – проведение утренней планерки.

Источник: https://feelwave.ru/rabota-i-karera/kak-sostavit-plan-prodazh

Режим рабочего дня: как внедрить в отдел продаж

Составить график работы продавцов

Существует ли в вашем коммерческом отделе жесткий порядок работы? Всегда ли вы знаете на что именно тратят драгоценные минуты рабочего времени ваши менеджеры? Уверены ли вы, что вы получаете адекватный ответ от сотрудника в виде ожидаемого результата в обмен на теплый офис и стабильную заработную плату?

Тайм-менеджмент сотрудников отдела продаж – насущный вопрос для любого руководителя. На деятельность, которая не релевантна прямым обязанностям менеджера по привлечению или развитию клиента, часто уходит до 40% рабочего времени сотрудника.

Режим рабочего дня отдела продаж: распределение активностей менеджера

Вам важно, чтобы работник не просто делал дело. Важно, чтобы он делал именно то, что приводит к результату.

С чего начать выстраивать порядок в отделе? Внедряйте Режим рабочего дня по следующим правилам:

Правило № 1. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ НА ВИДНОМ МЕСТЕ

Первоеправило режима дня – важно, чтобы он был. Не рассчитывайте, что календарь вCRM-системе или тренинг по тайм-менеджменту научит ваших продавцов работать почасам.

С четкого расписания распорядка дня начинается регулярный менеджмент и системное управление. Это задача РОПа (Руководителя отдела продаж) четко определить, какое количество времени необходимо уделять на ту или иную активность.

Разместите листок с режимом рабочего дня на видном месте: на двери при входе в офисе, где сидит коммерческий отдел, и на стене рядом с каждым рабочим столом менеджера.

Правило № 2. ПРАВИЛО “ПАКЕТ 1.5”

Режимрабочего дня состоит из блоков по 1.5 часа. В них менеджеры осуществляют активностисхожие по своему виду. Правило ограничивает менеджера осуществлять в блоке инуюдеятельность.

Выделяйтеблоки под холодные звонки, под подготовку КП, повторные письма и звонкиклиентам. Чем больше ваши активности осуществляются пакетами со схожими видамиработ, тем выше будет результат.

Скорость икачество выполнения деятельности одного вида всегда растут.

Режим рабочего дня: отдел продаж

Правило № 3. ПРАВИЛО 1.5 / 10

Режим рабочего дня отдела продаж состоит из блоков по 1.5 часа каждый. Блок содержит активности, которые менеджер обязан выполнять в строго определенное время дня.

Перерывы между блоками содержат 10 минут. Это личное время, в течение которого менеджер может выпить чашку кофе или выйти на перекур.

Любое хождение по офису и выход за пределы рабочей зоны коммерческого отдела запрещены.

Правило № 4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ ПРИВЯЗАН К МОДЕЛИ И ГЕОГРАФИИ ПРОДАЖ

Блоки режима содержат активности, которые привязаны к следующим параметрам:

  1. Модель продаж. Если вы делаете холодные звонки, то режим дня должен содержать блок, в течение которого менеджеры звонят по холоду. И не осуществляют другие активности (не отвечают на входящие письма, не готовят КП и проч.);///
  2. Процесс продаж. Все действия продавца направлены на то, чтобы пройти определенные этапы бизнес-процесса продажи. Формируйте режим рабочего дня под требования этапов бизнес-процесса: если у вас есть встречи с клиентами, отведите под них определенный день недели и проводите встречи “пакетами” по несколько встреч в течение одного дня; если вы продаете только по телефону – выделите в режиме дня блок только на подготовку КП, презентаций и писем, а также на повторные звонки клиентам;///
  3. География продаж. Если вы работаете с регионами другого часового пояса, начинайте рабочий день раньше (не с 10:00, а с 9:00 или 8:00). Вы можете создать индивидуальный режим дня специально для менеджера, который работает с отдаленными регионами.

Правило № 5 ЭККАУНТИНГ ПОДЧИНЯЕТСЯ РЕЖИМУ ДНЯ ПРОДАВЦОВ

Нужен ли режим рабочего дня для менеджеров отдела клиентского сервиса?

Да. Но есть нюансы.

Оба коммерческих подразделения (и отдел продаж, и отдела эккаунтинга) в идеале должны размещаться в одном помещении. Это сплотит команду и повысит качество работы эккаунтинга (избавит “старичков” от звездной болезни и увеличит продажи по текущей базе).

Обе команды должны работать совместно и не разделяться стенами офиса.

Поэтому эккаунтинг имеет такое же расписание дня, как и у менеджеров отдела продаж: блоки времени на работу и блоки времени на перерывы.

Однако виды активностей в каждом блоке дня у эккаунтинга произвольные для каждого менеджера. блоков должно регулироваться руководителем клиентского сервиса на утренней планерке. Основной инструмент за контролем эффективности рабочего дня эккаунтинга – это ежедневный отчет по выполнению определенных KPI.

Читайте подробнее “KPI в продажах: контроль менеджеров”

Режим рабочего дня: планёрка

В обязательном порядке включайте в распорядок дня утреннюю планёрку.

Цели планёрки:

  1. подвести итоги выполнения планов продаж за предыдущий рабочий день;***
  2. указать на ошибки в отчетности и результатах за предыдущий день;
  3. скорректировать планы и задачи на текущий день;
  4. замотивировать на результат.

Как базовый элемент регулярного менеджмента для РОПа планёрка помогает задать команде продавцов нужное направление в работе.

задача режима дня организовать деятельность отдела продаж так, чтобы ни одна минута рабочего времени не была потеряна.

Режим рабочего дня отдела продаж: планёрка

Планёрка обеспечивает рабочий настрой и явно дает понять менеджерам, что они находятся под неусыпным контролем РОПа.

В анализе результатов за предыдущий день озвучивайте следующие пункты:

  1. объем продаж по отделу в % от плана на месяц;
  2. объем продаж по каждому менеджеру в % от плана на месяц;
  3. наилучший и наихудший результаты по отделу;
  4. победы по сложным клиентам и закрытиям за день;
  5. результаты сложных переговоров и личных встреч за день.

В планировании на текущий день обращайте внимание на следующие моменты:

  1. корректировки по встречам с клиентами, в которых участвует РОП;
  2. корректировки по задачам и KPI (по необходимости);
  3. изменения в регламентах и стандартах работы с клиентами.

Режим рабочего дня: холодные звонки

Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.

Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.

Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.

Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.

Читайте подробнее “Скрипты холодных продаж: 15 примеров”.

Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил “по холоду” не менее 2,5 часов.

При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц.

Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.

Режим рабочего дня: перерывы

Перерывы в режиме рабочего дня выделены только для того, чтобы менеджер успел осуществить перезагрузку и выпить воды.

Помните, что категорически нельзя увеличивать время для перерыва в работе. Строго следите за тем, чтобы режим рабочего дня содержал не более 2-х 10-ти минутных перерывов и одного часового перерыва на обед.

Обмен мнениями по работе упаковывайте в вечерний “Разбор полётов” и препятствуйте сборам менеджеров вне этого собрания.

Режим рабочего дня: разбор полётов

Завершайте работу “разбором полётов” – мероприятием, которое особенно полезно проводить ежедневно в молодых отделах продаж.

Разбор полётов – это собрание всех сотрудников отдела продаж для совместного подведения итогов дня. В случае, если вы только заступили на должность РОПа, создаёте отдел продаж с нуля или разрабатываете технологию продаж клиентам, эта активность поможет в сжатые сроки получить всю необходимую информацию с рынка, а также объединить и зарядить команду на результат.

Кроме этого, разбор полетов поможет вам снизить издержки на обучение менеджеров. Закрепление пройденного на тренингах активных продаж происходит в работе в поле. Но каким бы талантливым ни был тренер по продажам, в поле обязательно возникнут сложные вопросы, которые потребуют от РОПа вмешательства и помощи.

Вы можете ответить на вопрос менеджера в течение рабочего дня. Вечером во время Разбора полётов попросите менеджера рассказать всем сотрудникам отдела продаж в чем была проблема, и как он ее решил. Это обеспечит активное обучение продажам всего коллектива.

Режим рабочего дня: как внедрить

Внедрение четкого расписания может пройти нелегко. Особенно в зрелых отделах продаж.

Для того, чтобы внедрение прошло быстро, воспользуйтесь нашими рекомендациями:

1. Внедрите в стандартные KPI норматив по соблюдению режима рабочего дня;

2. Внедрите “Журнал учета рабочего времени”: в распечатанном (не в электронном!) виде и разместите Журнал при входе в коммерческое подразделение. Журнал наглядно покажет всем сотрудникам опоздавших;

Режим рабочего дня: Журнал учета рабочего времени

3. На магнитной доске ведите записи запланированных на день выездов и переговоров: тем, кто остается в офисе должно быть понятно где и чем занимаются остальные сотрудники;///

4. Если вы РОП, возьмите за правило никогда не опаздывать: приходите на работу на 30 минут раньше, уходите с работы на 1 час позже после всех сотрудников.

5. Проведите учёт рабочего времени: проконтролируйте, на какие активности ваши менеджеры тратят своё время. С помощью методики учета рабочего времени выявите хронофаги и “узкие зоны” вашего процесса продажи.

Режим рабочего дня: Карта рабочего дня

На основании полученных данных скорректируйте режим рабочего дня.

Читайте подробнее о методике “Карта рабочего дня: пример для отдела продаж”

Мы поделились с вами рекомендациями по созданию и внедрению Режима рабочего дня отдела продаж. Используйте наши советы для увеличения ваших продаж.

Источник: https://activesalesgroup.ru/rezhim-rabochego-dnya/

Сменный режим работы: расставляем точки над i — Audit-it.ru

Составить график работы продавцов

Наталья Ветюгова, директор по организации управления персоналом,
исполнительный директор ООО «Компания Бентонит» (г. Москва)

Работа по сменам довольно привычный и распространенный способ организации труда. Однако при ее введении у кадровиков все же возникают отдельные вопросы. Например, такие.

Как подготовить переход на новый режим? Каким образом вести суммированный учет рабочего времени? Как правильно составить график сменности? Давайте разберемся с возникающими проблемами и проясним сложные моменты.

Условно все причины, по которым в организации устанавливается сменный режим работы можно разделить на две группы. Первая напрямую связана с технологическими особенностями производственного процесса или с потребностью в круглосуточном оказании определенных услуг.

Например, сменная работа устанавливается, когда непрерывный производственный цикл изготовления продукции превышает восьмичасовой рабочий день. Или когда речь идет об оказании срочных медицинских услуг (врачи скорой помощи) и т. п.

Вторая – это когда при наличии высокотехнологичного оборудования, спроса на выпускаемую продукцию или оказываемые услуги использовать оборудование и (или) труд работников в одну смену по пятидневной или шестидневной рабочей неделе экономически невыгодно.

Сменная работа – работа в две, три или четыре смены. Она вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

С чего начать?

Если организация приняла решение о переходе на сменный режим работы, осуществлять этот переход следует поэтапно.

Вначале следует издать приказ*, определяющий сроки и процедуру введения сменного режима работы. Затем отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка информацию, в отношении каких категорий работников устанавливается такой режим.

Указать число смен в сутки, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы в каждой смене, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней (ч. первая ст. 100 ТК РФ), а в случае введения суммированного учета рабочего времени установить в этом документе порядок введения такого учета (ч. третья ст. 104 ТК РФ).

После этого следует разработать и утвердить в установленном порядке графики сменности.

Если вы решили перевести на сменный режим работников организации (при условии, что трудовая функция у них не меняется), то об этом, а также о причинах, вызвавших необходимость подобных изменений, вы обязаны уведомить их в письменной форме не позднее, чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

https://www.youtube.com/watch?v=Tg1sbQVXqBU

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 настоящего Кодекса.

Части третья и четвертая
статьи 74

Что нужно помнить?

На практике при введении сменного режима работы сложности возникают в основном при разработке графиков сменности. Давайте посмотрим, что необходимо учитывать, приступая к разработке этого документа. Итак, следует помнить, что:

  • продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал или иной период)** не должна превышать нормального числа рабочих часов, установленного законодательством (ст. 91, ч. вторая ст. 104 ТК РФ);
  • продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников не должна превышать продолжительности, установленной законодательством***;
  • продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не должна быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ);
  • работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. пятая ст. 103 ТК РФ);
  • продолжительность рабочей смены, непосредственно предшествующей нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ч. первая ст. 95 ТК РФ)****;
  • накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать пяти часов (ч. третья ст. 95 ТК РФ);
  • продолжительность смены в ночное время, как правило, сокращается на один час без последующей отработки (ч. вторая ст. 96 ТК РФ).

Однако в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем, продолжительность работы в ночное время может уравниваться с продолжительностью работы в дневное время. Список указанных работ при этом может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом (ч. четвертая ст. 96 ТК РФ).

Вместе с тем, обращаем ваше внимание: при составлении графика сменности, когда установить нормальное число часов за смену или за учетный период не представляется возможным, отслеживайте переработку.

Поскольку переработка в таком случае будет считаться сверхурочной работой, то она не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. шестая ст. 99 ТК РФ).

Специфика учетного периода

Составление графиков сменности при работе с нормальной продолжительностью рабочего времени трудностей, как правило, не вызывает. Но как, к примеру, составить график при непрерывной работе с суммированным учетом рабочего времени***** и продолжительностью смен 10, 12 или 24 часов? Как учитываются при этом отпуска, нерабочие праздничные дни, работа в ночное время?

При суммированном учете график нужно составлять таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов.

Норма рабочего времени за учетный период должна при этом исчисляться по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены): при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов, в предпраздничные дни – 7 часов******.

Пример

Сотрудникам диспетчерской службы ООО «Сервис» установлен сменный режим работы с суммированным учетом рабочего времени (учетный период – квартал). Старший диспетчер Людмила К. отработала по графику за II квартал 2008 г. 493 часа (при норме 493): апрель – 168 часов (при норме 175); май – 168 часа (при норме 159); июнь – 157 часов (при норме 159).

В данном примере, несмотря на то, что в каждый месяц учетного периода норма часов не соблюдалась, в целом за учетный период работнику была сохранена нормальная продолжительность рабочего времени.

Однако так бывает крайне редко.

При суммированном учете рабочего времени продолжительность рабочего времени обычно колеблется в большую или меньшую сторону (может быть как переработка, так и недоработка).

Как утвердить график сменности?

После того, как вы составите график сменности – его проект необходимо направить в представительный орган работников для учета мнения (ч. третья ст. 103 ТК РФ).

После проведения всех необходимых процедур документ утверждается руководителем организации в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа (например, приказа).

После утверждения график сменности должен быть доведен до сведенияработников, причем не позднее чем за месяц до введения его в действие (ч. четвертая ст. 103 ТК РФ). Поэтому обращайте особое внимание на дату утверждения и даты ознакомления сотрудников.

Мы обратились с вопросом к работодателям:

Были ли у вас проблемы при установлении сменных графиков работы?

Андрей Смирнов,
заместитель генерального директора по управлению персоналом (г. Курган):

– Проблемы, действительно, были. Не все сотрудники выразили готовность сразу принять нововведение и перейти на подобные условия работы. Но мы с этим успешно справились, разъяснив работникам преимущества вводимого режима. Сейчас в нашей организации действует многосменный режим работы.

При этом работники чередуются по сменам равномерно, через неделю, в часы, определенные графиками сменности (продолжительность смены – восемь часов). Графики сменности предусматривают прямой порядок чередования работников по сменам (после первой смены работник переходит работать во вторую, а затем – в третью). Далее цикл повторяется снова.

Работник не может по своему усмотрению изменить график смен, да и работодатель тоже. Конечно, бывают разные ситуации, но все решается в индивидуальном порядке.

Инна Ковальчук,
главный бухгалтер (г. Тверь):

– Да, были. Дело в том, что магазин у нас работает без выходных. График работы продавцов: два через два дня по 12 часов. Трудности были с постоянными ежемесячными переработками.

Но ситуацию разрешили за счет введения суммированного учета рабочего времени с учетным периодом равным одному году.

В рамках учетного периода удалось скорректировать рабочее время таким образом, чтобы не выйти за установленные законодательством пределы. Пока все довольны.

График сменности, как правило, является приложением к коллективному договору (ст. 103 ТК РФ). Если у вас коллективного договора нет, график сменности разрабатывается и принимается как самостоятельный локальный нормативный акт.

* Образец на стр. 24.

** В соответствии со ст. 104 ТК РФ учетный период не может превышать одного года.

*** Статья 94 ТК РФ.

**** За исключением непрерывно действующих организаций и отдельных видов работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день. Переработка в таком случае компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы (ч. вторая ст. 95 ТК РФ).

***** Подробно о суммированном учете рабочего времени читайте № 11, ноябрь 2008. График сменности при работе с суммированным учетом рабочего времени см. на стр. 28.

****** Пункт 2 Разъяснения Минтруда России от 29 декабря 1992 г. № 5.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/166459.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.