Сопровод это

Содержание

Сопроводительное письмо к документам

Сопровод это

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма) Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже.

Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию.

Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать.

Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий.

Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию.

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ».

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено.

Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/41293-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

Сопровод это
covering (cover) letter – сопроводительное письмо – это письмо, которое вы отправляете с другими документами, объясняющее, зачем они отправлены, или предоставляющее дополнительную к ним информацию.

Сейчас многие люди изучают английский язык, чтобы найти более престижную работу в международной компании.

Конечно, чтобы устроится в такую, необходимо составить резюме. Об этом мы вам уже рассказывали в другой статье в нашем блоге. Но чтобы ваше резюме стало заметно из тысячи, важно грамотно написать сопроводительное письмо. Эта уже давно устоявшаяся на западе практика постепенно набирает обороты и у нас.

 

Что же это? Сопроводительное письмо – это небольшой рассказ о себе, который предназначен для hr-сотрудника (т.е. сотрудника отдела по работе с персоналом; от англ. human resources – человеческие ресурсы). Цель этого письма – выделить себя среди конкурентов, привлечь внимание и сделать так, чтобы работодатель захотел рассмотреть ваше резюме.

На многих сайтах по поиску работы при отправке своего резюме в интересующую вас компанию автоматически добавляется сопроводительное письмо. И оно стандартное у всех. Немногие соискатели решают изменить шаблон и вставить свой текст вместо “Прошу вас рассмотреть моё резюме”. А может зря? Может именно это выделит вас в глазах hr-менеджера и сделает ваше резюме приоритетным? 

Давайте рассмотрим с вами основные моменты, которые помогут вам правильно написать такое письмо и не совершить распространённых ошибок.

Советы при составлении сопроводительного письма

Давайте сначала рассмотрим несколько советов, используя которые можно написать красивое и эффективное письмо.

Во-первых, сопроводительное письмо должно быть очень целевым. Т.е. если в резюме вы указываете весь свой опыт работы, все свои навыки, умения, интересы и т.п.

, то в сопроводительном письме не стоит писать, что вы печёте потрясающие эклеры, когда претендуете на вакансию главного бухгалтера.

Конечно, если вы в какую-то кондитерскую собрались устраиваться, это несомненно стоит упомянуть! Таким образом, если вы собираетесь рассылать своё резюме в несколько мест, корректируйте сопроводительное письмо отдельно для каждой компании. Оно не может быть стандартным для всех.

Во-вторых, сопроводительное письмо должно быть недлинным. У сотрудника отдела найма не будет времени читать ваш “роман”, даже если он очень интересный.

Поэтому нужно научиться лаконичности и в несколько предложений уместить все свои сильные качества, которыми можно привлечь работодателя. Также в этом пункте подчеркну, что не нужно переписывать резюме.

Сопроводительное письмо и резюме это две разные вещи, которые не должны дублировать друг друга. 

В-третьих, ваше письмо должно быть очень ясным и простым для восприятия. Следите, чтобы речь была связная, чёткая, без каких-то возможных непонятных для hr-сотрудника слов. Иначе текст могут даже не дочитать и не добраться до самого резюме или не уделить ему должного внимания.

В-четвёртых, сопроводительное письмо, как и резюме, не должно содержать грамматических ошибок. Обязательно проверьте правильность написания каждого слова, все запятые и другие знаки.

Есть специальные онлайн программы, которыми можно воспользоваться. Например, www.text.ru. Ошибки делают кандидата на вакансию менее значимым для hr-сотрудника, даже если будущая работа не связана напрямую с написанием текстов.

Будьте грамотными, это создаст о вас приятное мнение.

В-пятых, сопроводительное письмо – это менее шаблонное обращение к работодателю, чем резюме, но несмотря на это оно не должно быть бесцеремонным и содержать простонародные словечки. В письме вы просто указываете то, что хотите подчеркнуть о себе для работодателя, на что стоит обратить особое внимание и почему вы лучший кандидат на выбранную позицию.

В-шестых, не стоит чрезмерно нахваливать себя или потенциального работодателя. Старайтесь высказывать свои мысли объективно, без лишнего пафоса, лести и преувеличения.

Как составить сопроводительное письмо

Теперь перейдём непосредственно к тому, как же писать такое письмо. Что писать в начале, в конце, в основной части. Какие фразы можно использовать. 

А. Итак, первое, что нужно написать, это обращение к работодателю. Здорово, если вы знаете имя человека, к которому обращаетесь, тогда так и пишете Dear Mr/Ms ______ (Black, Smith…). Если имя вам незнакомо, обобщайте Dear Sir/Madam (соответственно Sir – сэр – для мужчин, Madam – мадам – для женщин). 

Б. В следующей фразе нужно дать обоснование, почему вы пишете это письмо. Например:

  • I am writing in response to your advertisement for _________ position. – Пишу в ответ на Ваше объявление на должность _________ (название должности).
  • I learned about your vacancy _______ . – Я узнал о вашей вакансии _________ (откуда).
  • I would to apply for the vacancy _________ . – Я хотел бы претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
  • I would to express my interest in applying for _________ . – Я хотел бы выразить свою заинтересованность и претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
  • I recently met with _________ from your company, and she highly recommended that I send you my CV. – Я недавно встречался с _________ (имя сотрудника) из вашей компании, и она настоятельно рекомендовала мне отправить вам своё резюме.

В. Далее не забудьте указать, почему вы хотите получить эту работу. HR-менеджер должен увидеть вашу заинтересованность и мотивацию.

Здесь можно сказать несколько слов о работодателе (чем вас привлекает именно эта компания), непосредственно о должности (какие функции вам по душе), о команде (может быть вы слышали много хорошего о коллективе в этой фирме), о чём-то ещё особом, что отличает данную компанию от других и вызывает у вас желание работать здесь. 

  • I would to continue my successful growth in the field of _________ . – Я хотел бы продолжить развиваться (свой рост) в области _________ .
  • I am particularly interested in this job, as _________ . – Я особо заинтересован в этой работе, т.к. _________ .
  • I would to work for you, in order to _________ .  – Я хотел бы у вас работать, чтобы _________ (далее, как правило, указывают пользу, которую могут принести компании).
  • Your company has a solid reputation and high corporate culture. – Ваша компания имеет надёжную репутацию и высокую корпоративную культуру.
  • Your company is by far the best in terms of your company values and the opportunities for growth you offer.  – Ваша компания гораздо лучше остальных с точки зрения ваших ценностей и возможностей роста, которые вы предлагаете.

Г. Если в вашем резюме есть какие-то “пробелы” или несоответствия (т.е. такие моменты, которые могут насторожить или настроить работодателя негативно), вы можете сгладить их в сопроводительном письме. Например, у вас было три года, когда вы не работали.

Вы можете в сопроводительном письме указать, что провели эти три года заграницей, что дало вам большой опыт в общении на иностранном языке и взаимодействии с иностранцами на их территории. Постарайтесь превратить возможные “минусы” в “плюсы” для работодателя. Но опять же, не увлекайтесь.

Помните, что письмо должно быть ёмким, но не превратиться в целый том вашей автобиографии.

Д. Затем следует презентовать себя как лучшего возможного кандидата на желаемую позицию. Здесь стоит подчеркнуть некоторые данные, которые вы ранее указали в резюме. Это могут быть какие-то личные качества, которые выделяют вас из окружающих и незаменимы на выбранной должности, или значительный опыт работы на похожей работе, либо что-то ещё, что можно будет использовать на новом месте.   

  • My work experience has let me become a professional in _________ . – Благодаря опыту работы я стал профессионалом в _________ .
  • I suppose that my background would make me well suited to a position in _________ . Я полагаю, что весь мой накопленный жизненный опыт делают меня подходящим кандидатом на должность в _________ (название компании). 
  • I have experience in _________ . У меня есть опыт в _________ .
  • I don’t have much experience in ________ ,  but I would to develop my skills in this area. – У меня нет большого опыта в _________ , но я бы хотел бы развивать свои навыки в этой области.
  • I am confident in my ability and passion to become a positive addition to your company. – Я уверен в своих способностях и испытываю огромное желание стать позитивным дополнением вашей компании.
  • I'm also very familiar with _________ . – Я также знаком с _________ (можно вставить какие-то бизнес-процессы, программы, приложения).
  • I’ve been working as _________ for _______ which allowed me to develop and strengthen my _______________ skills.  – Я работал в качестве _________ (позиция) в течение _________ (срок), что позволило мне развить и усилить мои _________ (какие) навыки.
  • I believe that I could make a significant and valuable contribution to your company considering the qualifications mentioned. – Я полагаю, что мог бы сделать значительный и ценный вклад в вашу компанию, учитывая упомянутые навыки.
  • My current work includes ____________ , so these skills could be applied at your company. – Моя нынешняя работа включает _________ (ваши обязанности), и эти навыки можно применить в вашей компании. 
  • I have a strong motivation for __________ and am skilled at __________ . – У меня сильная личная заинтересованность в _________ (чём-то; например motivation for teaching people – интерес обучении людей), и я имею навыки в _________ (в чём).
  • My success in this area is well documented. – Мой успех в этой области подтверждён документально.
  • I suppose that my skill-set matches perfectly with your requirements. – Я полагаю, что мой набор навыков отлично соответствует вашим требованиям.
  • I consider _________  to be one of my strong points. – Я считаю _________ (качество) одной из моих сильных сторон.

Е. В процессе прочтения вашего письма hr-менеджер должен всё больше хотеть узнать вас получше. А финальным аккордом должен стать призыв к действию. Напишите в заключении, что вы готовы подъехать на собеседование в среду или что вы доступны по номеру 8 999 123 45 67. Тогда работодатель почувствует вашу уверенность и намерение. Вот примеры финальных фраз: 

  • I am available for interview  _________ . – Я доступен для собеседования _________ (когда).
  • I’m ready to provide any additional information. Please, contact me via _________ . – Я готов предоставить дополнительную информацию. Пожалуйста, свяжитесь со мной по _________ .
  • I can visit your office for an interview and answer all your questions. – Я могу приехать к вам в офис на собеседование и ответить на все ваши вопросы.
  • I look forward to discussing my qualifications further and can be reached by email at _________  or by phone at _________ . – Я жду с нетерпением дальнейшее обсуждение своей кандидатуры, со мной можно связаться по электронной почте _________ или по телефону _________ .
  • Please contact me to schedule an interview any time. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы назначить время собеседования.
  • Thank you for your time and consideration. I look forward to the invitation for an interview. – Спасибо за уделённое время и внимание. Жду с нетерпением приглашения на собеседование.
  • I will be glad to discuss my previous experiences and plans for the future during the job interview with you. – Я буду рад обсудить свой предыдущий опыт и планы на будущее с вами на собеседовании.
  • I will call you this Friday to follow up on my application and arrange for an interview. – Я позвоню вам в пятницу, чтобы продолжить разговор о приёме на работу и договориться о собеседовании.

Ж. В самом конце письма не забудьте вежливо попрощаться и подписать своё имя. Например, 

  • Yours faithfully,  __________  – Искренне ваш, __________ (ваше имя)
  • Yours sincerely, __________  – С уважением, __________ (ваше имя)
  • Best regards, __________  – С наилучшими пожеланиями, __________ (имя)

Примеры сопроводительных писем

Обратите внимание: мы приводим вам примеры писем с разным уровнем английского. При написании своего письма руководствуйтесь своим уровнем владения языком. Ведь когда вас пригласят на собеседование, вам надо будет общаться на таком же уровне.

Когда вы допишете сопроводительное письмо, перечитайте его, встав на место работодателя. Вы сами хотите взять себя на работу?:-) Если да, смело отправляйте ваше резюме вместе с письмом в hr-отдел выбранной компании. Если нет, исправьте моменты, которые вам не нравятся.

Работодатель должен видеть, чем вы можете быть полезными для организации, какой вклад вы принесёте. Дерзайте! У вас всё получится!!!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/easyspeak/soprovoditelnoe-pismo-chto-eto-i-kak-ego-pravilno-napisat-5dd7bea69c52392b6e2b5c2d

Сопроводительное письмо: что это, как правильно составлять + примеры

Сопровод это

Все HR знают, как трудно подобрать нужного кандидата. Особенно, если откликов на вакансию несколько десятков или даже сотен. В этом случае рекрутеры чаще всего обращают внимание на резюме, которые выгодно отличаются от всех остальных, и таким отличием может стать сопроводительное письмо.

Согласно исследованию интернет-издания VC.ru, специалисты по управлению персоналом намного чаще реагируют на отклики именно с сопроводительными письмами к резюме, предпочитая при этом эмоциональные тексты. Сегодня мы обсудим как правильно писать сопроводительные письма, какой вид имеет идеальное письмо и каким образом оно может помочь HR определить подходящего кандидата.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо (англ. cover letter) — это дополняющее письмо, которое обычно прилагается к различным документам, например, при поступлении на работу, в университет или во время деловой переписки.

В нашем случае, сопроводительное письмо — шанс кандидата привлечь внимание работодателя именно к его резюме. Написание cover letter распространено в зарубежных компаниях. Именно в сопроводительном письме можно указать то, что обычно не указывается в резюме, либо недостаточно раскрыто: 

  • сведения о достижениях;
  • перечень личных качеств; 
  • портфолио работ;
  • мотивация и заинтересованность соискателя именно в этой вакансии.

Как написать идеальное сопроводительное письмо?

Если вы думаете, что существует образец идеального сопроводительного письма, которое поможет устроиться на работу в любую организацию, вынуждены вас разочаровать — его попросту нет. Как, впрочем, и каких-то стандартов в этом вопросе.

Но перед тем, как рассматривать возможные примеры, давайте определимся, что там точно должно быть.

Первое — это самопрезентация кандидата, его рассказ о себе и своем опыте. Второе — причины, по которым компании стоит обратить на него внимание.

Чем он может быть полезен компании? Об этом обязательно должно быть написано в cover letter, иначе это будет просто автобиография личных достижений, умноженная, как минимум, на два. Третье — почему кандидат должен работать в конкретной компании.

Это важный момент, поскольку именно такая информация облегчает процесс рекрутмента и дает понимание самому соискателю, как он может реализоваться в рамках компании.

Секреты идеального сопроводительного письма

Грамотность. Работодателя будет трудно убедить, если написать слово «ответственный», потеряв пару букв. Ведь о какой ответственности может идти речь, если кандидат даже свой текст перед отправлением не потрудился перечитать? 

Минимализм.

Давайте будем честными, никому не интересно читать целую страницу текста о том, как соискатель любит отдыхать на выходных, и какой породы у него собака (если, конечно, он не устраивается на работу кинологом). Например, рекрутеры изучают резюме и формируют первое впечатление за 20-30 секунд. Поэтому сопроводительное письмо должно быть лаконичным и содержательным уже с первого абзаца. 

Заинтересованность. Если мы говорим об идеальном сопроводительном письме, то, конечно же, оно должно быть ориентированным на определенную должность. Соискатель, который рассылает одно и то же письмо в разные компании вряд ли реально заинтересован в конкретной вакансии, и HR это понимает сразу. 

Рекомендации. Крупные компании практически всегда просят рекомендации с предыдущего места работы. Соискатель, который опередил HR и прислал такую информацию, сразу автоматически поднимается в HR-рейтинге среди других кандидатов.

Письмо на вакансию PR-менеджера

В этом примере хорошо продемонстрирована заинтересованность соискателя в работе именно в этой конкретной компании, что, согласитесь, подкупает любого работодателя.

Здравствуйте! Меня зовут Джон Смит.Я довольно активно слежу за вашей компанией, поэтому был рад узнать, что вы ищете PR-менеджера. Хотел бы помочь вам решить стоящие перед компанией на этом направлении задачи. Убежден, что отлично справлюсь с этой работой.

Я работал в компании SuperCorp и отвечал за PR на уровне всей страны, появление упоминаний бренда в СМИ уровня Forbes, и за шесть месяцев моей работы охват аудитории по данному каналу вырос на 23%. Я много читал о вашем приложении на основе AI.

Проект мне нравится и как пользователю – часто хожу по магазинам, и как профессионалу – обожаю работать над продвижением только что запущенных продуктов.

Я думаю, что мой опыт работы с топовыми СМИ и широкая сеть журналистских контактов в технологических СМИ пригодятся для привлечения новых пользователей.

Буду рад получить скорый фидбек!

Сопроводительное письмо к резюме на IT-вакансию

В этом письме соискатель описывает подробный опыт работы и свои достижения, что может выгодно выделить его из других кандидатов на должность.

Рад, что у вас появилась вакансия на позицию разработчика продукта на основе AI.

Я разработал и изготовил рабочий образец SuperProduct в компании SuperCorp и успешно получил начальное финансирование от SuperInvestor. Теперь у меня есть опыт создания действующих прототипов при ограниченном финансировании.

Затем в SuperPuperCorp я работал над несколькими крупномасштабными проектами для клиентов из списка Fortune 500. Используя свои аналитические навыки, я смог преобразовать машинные данные в понятную и действенную стратегию для многих клиентов.

Я заинтересован в том, чтобы стать частью вашей компании и поработать над разработкой вашего продукта. 

Сопроводительное письмо к резюме на вакансию веб-дизайнера

Здесь кандидат описывает свои уникальные скилы, которые могут стать решающим фактором в его пользу в процессе рекрутмента.

Здравствуйте! Я старший дизайнер в области графики и веб-дизайна с 10-летним опытом работы в рыночной стратегии, разработке веб-сайтов разного уровня сложности на многих языках.

Помимо технического мастерства, я хорошо работаю с визуальными дизайнерами и группами IT-специалистов над созданием первоклассных CSS, XHTML и JavaScript для CMS от сайтов с простой навигацией и большими возможностями интерфейса до макетов страниц и изображений. 

Пример креативного сопроводительного письма

Иногда опыта и скилов недостаточно для того, чтобы описать их в сопроводительном письме. Здесь кандидатам приходит на помощь креатив. Главное в этом вопросе — не перестараться, чтобы не оттолкнуть рекрутера сложными шутками или запретными темами.

Если бы мы играли в «Две правды и одна ложь», я бы сказал следующее: я превышал свой план продаж по крайней мере на 20% каждый квартал в этом году, однажды я выиграл международный конкурс поедания пирогов, и у меня есть потрясающая работа в SuperProduct. Последнее, конечно, ложь. Пока что.

5 причин, почему сопроводительное письмо важно для HR

Сover letter может стать отличным помощником в процессе рекрутинга. Давайте разберемся, чем же сопроводительное письмо может быть полезно HR.

1. Оно служит дополнительной информацией

Часто кандидатов так много, что информация из резюме забывается уже через минуту после его прочтения. Сопроводительное письмо — тот самый кусочек информации, способный, словно яркий маркер, выделить кандидата среди остальных. 

2. Помогает отсеивать тех, кто не подходит

Иногда выбранные кандидаты соответствуют должности по навыкам, но совершенно не подходят по soft skills. Это, конечно, может быть заметно на первом собеседовании / стажировке, но зачем тратить ценное время? Сопроводительное письмо — лакмусовая бумажка неподходящих по EQ кандидатов.

3. Помогает взять тех, кто на первый взгляд не подходит

Бывает и наоборот — кандидат не совсем подходит по навыкам в CV, но по эмоциональному мотивационному письму становится сразу понятно, что именно он компании и нужен. 

4. Показывает креативность

Написать о себе интересно и лаконично — сложнее, чем кажется. Тот кандидат, кто потратил свое время и постарался сделать это креативно, явно заслуживает внимания HR.

5. Доказывает, что кандидат реально хочет работать в компании

Соискатели часто отправляют стандартное резюме во многие компании и ждут отклика. Это часто заметно по тому факту, что они даже не всегда указывают корректную должность, заявленную в вакансии. Сопроводительное письмо — явный признак того, что кандидат осознанно выбрал вашу компанию. 

Источник: https://hurma.work/rf/blog/soprovoditelnoe-pismo-chto-eto-kak-pravilno-sostavlyat-primery-2/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.